Il costo del convegno.

Costo del convegno è il primo pensiero di qualsiasi committente. Ma cosa c’è dietro un progetto così complesso come l’organizzazione di un evento?

Sono partito dall’idea che ho io del costo del convegno, o meglio, dall’idea che ho io Gennaro Del Core dell’organizzazione di un evento di incontro o formazione.

Innanzitutto c’è una fase preliminare di studio:

  1. Analisi dello scenario;
  2. Profilo utenti;
  3. Individuazione obiettivi;
  4. Stesura del programma;
  5. Scelta dei relatori.

Prima di pensare al costo del convegno ed alla sua organizzazione è importante analizzare lo scenario nel quale l’evento si pone. La profilazione dell’utenza ovvero una domanda molto semplice: a chi è rivolto il convegno?

La risposta a questa domanda ci permette anche di delineare alcuni aspetti dell’incontro come, ad esempio, la location più adatta e soprattutto la sua collocazione temporale. Ho imparato dalla mia esperienza nell’organizzazione di convegni per i liberi professionisti che i momenti migliori che possono “distogliere” dalla loro attività sono il venerdì pomeriggio ed il sabato mattina. Sarà quindi inutile proporre convegni il lunedì mattina.

Se si pensa all’utenza verrà anche più facile individuare il tema. Cosa interessa realmente a coloro che parteciperanno? E chi potrebbe relazionare?

Rispondendo alle ultime due domande avremo superato anche le fasi di stesura del programma e della scelta dei relatori.

Solo dopo questa fase di studio sarà possibile occuparsi del costo del convegno. Personalmente ho eliminato tutta la carta, inviti, locandine, kit stampa e tutto il resto li fornisco in via telematica. Lo trovo più funzionale, eco-sostenibile e, soprattutto per il cliente, molto più economico.

Ecco i costi:

  1. Arredo;
  2. Servizi;
  3. Pubblicità;
  4. Telecamere.

Per arredo intendo ulteriori necessità a parte gli aspetti più ovvi come le sedie per far sedere gli invitati o il podio per permettere interventi anche da parte del pubblico. Tra i servizi a volte necessari c’è la videoproiezione, in caso di incontro a carattere formativo risulta utile per le slide.

Pubblicità e telecamere rientrano in una sfera prettamente web. I media sono cambiati, non riescono più a coprire tutto quello che di interessante può accadere. Per una serie di motivi, per lo più economici, bisogna essere in grado di sopperire a questa mancanza.

Personalmente fornisco un servizio di promozione sui social abbinato ad un’attività di registrazione integrale dell’evento, con eventuale diretta streaming, ed interviste a margine.

Il costo del convegno è regolato, come abbiamo visto, da diversi fattori. Alcuni si possono quasi azzerare grazie alla tecnologia e, magari, possono portare a risultati decisamente più efficaci.

Spero di esserti stato utile, contattami pure per maggiori informazioni.

 

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