Ecco come organizzare un workshop in 5 passi

Come organizzare per bene un workshop in soli 5 passi?

Organizzare un workshop richiede capacità relazionali ancor prima che organizzative. L’obiettivo è fornire un servizio efficiente ed efficace per tutti, per i fruitori finali, per i relatori interessati, per gli stakeholder che partecipano e per coloro che sponsorizzano l’evento.

Dalla mia esperienza ho suddiviso le operazioni in cinque step:

1. Costruire un pubblico

Il primo passo non arriva in un attimo, per costruire un pubblico, o per meglio dire una comunity, è necessario tempo ed impegno. Un lavoro costante e quotidiano finalizzato a stringere legami veri, relazioni basate sull’interazione. Hai mai provato a parlare con un muro? La mancanza di risposta credo possa deluderti. E’ importante prendersi cura della propria community perchè proprio da lì potrebbero arrivarti indicazioni decisive, ad esempio sul tema ma non solo (penso anche a location e relatori);

2. Scegliere tema e relatori

Detto che lo stimolo per il tema del workshop potrebbe nascere proprio dalla community, è necessario definirlo con quanta più precisione possibile. Circoscriverlo significa anche poter individuare i relatori più adatti. Anche in questa fase è meglio ricercare la qualità, scegliere persone autorevoli e titolate sull’argomento risulterà certamente vincente per la tua platea.

Se chi ascolta è già interessato, e per questo decide di venire, meglio non tradire le aspettative. Meglio un pubblico inferiore di numero ma contento che una platea di delusi!

Il numero dei relatori può variare a seconda delle necessità. Più interventi renderanno senza dubbio più interessante l’incontro ma attenzione ai tempi. Un maggior numero di contributi giova al dibattito e fornisce più informazioni ma va il timing regolato per non annoiare coloro che ascoltano.

3. Organizzare la sala

Scegliere innanzitutto data e luogo del workshop, subito dopo occuparsi della sala. Partendo sempre dalle caratteristiche del pubblico risulterà più semplice definire il momento migliore per tenere il workshop e la sua collocazione geografica. Per quel che concerne la sala poi, che sia una sede istituzionale o privata (ad esempio un hotel), è fondamentale curare la location.

La cura dei dettagli può fare la differenza, la presenza di una lavagna, di un proiettore, la possibilità per gli ospiti di vedere bene il tavolo dei relatori da tutte le posizioni della sala ma anche un numero sufficiente di sedie, magari corredate di piano per scrivere con penne e blocknotes o cartella stampa per i giornalisti.

4. Comunicazione del workshop

Personalmente la trovo la parte più divertente, occuparsi della comunicazione della manifestazione. Avere un database di partenza aiuta, senz’altro, per una prima attività di mail marketing che avvisi i nostri potenziali ospiti dell’incontro che abbiamo organizzato. Imprescindibili, forse superfluo dirlo, un sito web e la presenza social del marchio di riferimento. Aiuta molto anche la riconoscibilità del brand e quindi per la diffusione più rapida del workshop. Su Facebook, in particolare, è possibile creare un “evento” profilando dettagliatamente il pubblico, questo permette anche precise campagne di advertising.

Grande importanza da dedicare alle relazioni con i media, contattando i giornalisti del settore o del luogo dove si tiene l’incontro. Anche in questo caso ci sono diverse opzioni, come la diretta streaming dell’evento o le interviste che personalmente faccio registrare in loco. Oggi non si contattano solo i giornalisti, il web ha dato la luce a nuove figure come blogger ed influencer che possono rilanciare l’iniziativa o darle valore anche nel follow up.

5. Conclusione dell’evento

Anche il tema più atteso e dibattuto, anche quando esposto e sviscerato dai relatori più coinvolgenti non gode di attenzione eterna. Se l’incontro, ad esempio, dovesse durare tutto il giorno bisogna immaginare delle pausa caffè.

Infine, gli esseri umani, come diceva Aristotele, sono animali sociali e, come tali, hanno bisogno di interagire, di parlare fra loro. Fondamentale per la riuscita del workshop è il momento finale. Una zona nell’ambito della quale si possa conversare, approfondire quanto detto, capire ciò che non si è capito e, perché no, scambiare contatti ed intavolare trattative commerciali. Questi aspetti permetteranno di aggiungere più valore anche nel ricordo del tuo workshop.

Spero di esserti stato utile ma per qualsiasi altra informazione puoi contattarmi.

 

 

 

 

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