Ogni evento ha due pubblici: quello seduto in sala e quello che avrebbe voluto esserci e non ha potuto. Il secondo è quasi sempre più grande del primo, me ne accorgo ogni volta che appoggio la camera sul tavolo, davanti ai relatori, e mi guardo intorno. Vedo le persone presenti ma penso a quelle che mancano e quel pensiero mi accompagna a ogni serata, anche alle più piccole.
La sedia vuota
Se organizzi eventi, sai di che cosa parlo: lavori per settimane, scegli il relatore, prepari la sala, mandi gli inviti. La sera ti conti le sedie e quelle vuote pesano. Non è mai davvero disinteresse, chi manca aveva un’udienza che è finita tardi, una visita a un immobile, un figlio da andare a prendere, un’ora che non tornava con il lavoro. È la vita e a volte non si riesce a esserci.
Eppure quelle persone erano interessate, avrebbero voluto sentire, guardare, capire com’è andata. Cosa ricevono? Un comunicato di dieci righe, con il titolo, i nomi e il tema. Gli eventi piccoli, scomodi o fuori orario sono quelli dove il pubblico che manca è più numeroso. Sono anche quelli dove la storia resta più spesso senza racconto. Se non la porti fuori tu, non la porta fuori nessuno.
Il comunicato non basta
Il comunicato dice che cosa è stato detto. Oggi lo scrive in pochi secondi anche un modello di intelligenza artificiale e lo scrive bene, proprio per questo non è più lì che si fa la differenza. Quello che manca a chi non c’era è la sensazione di esserci stato: la stanza, la luce, i volti, il momento in cui qualcuno alza la mano, la pausa prima di una risposta. Sono cose che non stanno nelle parole ma nella scena e nessun riassunto le contiene.
Portare fuori la sala
Il mio lavoro, quando comunico un evento, è portare fuori la sala. So che detto così sembra semplice ma non lo è. Quando lavori da solo ti ritrovi con una camera da governare, foto da scattare, appunti da prendere e un’attenzione che si divide in tre. Se ti sembra troppo, ti capisco: succede anche a me. Per questo mi sono dato un metodo leggero, tre domande da farmi prima di accendere la camera.
1. Chi non c’è?
Scelgo una persona precisa, non un pubblico generico: il collega che lavora fino a tardi, il cliente che vive fuori città, il professionista che aveva un’udienza. Racconto l’evento per lei. Questa domanda cambia tutto perché smetto di documentare per completezza e comincio a scegliere per interesse.
2. Qual è il momento che vale il viaggio?
Non serve l’intero intervento (ma a volte registriamo comunque l’intero evento), mi chiedo che cosa mostrerei a quella persona se avessi pochi secondi per convincerla che ne valeva la pena. Un gesto, una frase, una reazione. Spesso il momento migliore non è di chi parla ma di chi ascolta.
Guarda la foto che apre questo articolo, la mano alzata del relatore è il momento più ovvio. Io mi fermo su chi ascolta con il mento appoggiato al pugno, perché dice più cose di un intervento intero.
3. Cosa la fa sentire lì?
È il contesto: il tavolo, le librerie alle spalle, la luce della sala. Sono i dettagli che nessun comunicato riporta e che danno a chi guarda la sensazione di essere entrato dalla porta insieme a me.
Il ruolo dell’IA: un aiuto, non un sostituto
Non ti dico di avere paura dell’intelligenza artificiale e nemmeno di affidarti a lei, ti dico di usarla dove serve e serve davvero. Quando lavoro da solo, il tracciamento automatico del volto tiene il relatore inquadrato mentre io ho le mani libere per uno scatto o per un appunto. Una trascrizione automatica mi fa ritrovare la frase giusta in pochi minuti invece che in un’ora di riascolto. I sottotitoli permettono di guardare un breve video anche senza audio. Sono strumenti che mi restituiscono tempo, che è quello che manca a chi lavora da solo.
La regia, però, resta mia. Il tracciamento mi dice dove sta il relatore, non dove sta la storia. Non sa che in quel momento la scena vera è la reazione di chi ascolta, non sa che cosa lasciare fuori, non capisce quando una pausa vale più di una risposta e non sente il clima della sala. Nemmeno può decidere che cosa è giusto mostrare e che cosa no. Questo lo decido io ed è il motivo per cui sono nella stanza.
Se sei tu a organizzare l’evento
Se sei un professionista, un’associazione o un ente e organizza incontri, ti lascio tre indicazioni pratiche.
- Individua chi racconta. Anche se l’evento è piccolo, decidi prima chi ha il compito di scattare, riprendere o annotare. Se lo fanno tutti, alla fine non lo fa nessuno.
- Scegli il momento prima, non dopo. Stabilisci con anticipo che cosa vuoi che resti dell’evento: una frase, un ospite, un dettaglio. Il racconto sarà più forte e ti costerà meno fatica.
- Avvisa chi viene ripreso. Una parola detta prima ai relatori e ai presenti vale più di molte spiegazioni dopo. È una questione di rispetto prima ancora che di regole, e se ti serve chiarezza sul trattamento dei dati chiedi un parere sul GDPR.
L’evento non finisce quando si spengono le luci, un racconto fatto bene lo prolunga per settimane, arriva a chi non c’era e fa capire che tipo di realtà sei. Lo fa meglio di qualsiasi presentazione istituzionale, perché mostra invece di dichiarare.
Prova al prossimo evento
Prima di iniziare, scrivi sul telefono il nome della persona che non ci sarà. Poi scatta e riprendi pensando a lei e alla fine chiediti se, guardando quello che hai raccolto, quella persona avrebbe la sensazione di esserci stata. Se sì, hai fatto il lavoro. Se no, ti manca ancora il dettaglio che solo tu potevi mettere.
Alla fine è questo che mi tiene dietro la camera, anche quando la sala è piccola e la serata è lunga. Sto tenendo aperta una porta per chi non poteva venire.
